Aufbewahrungsfristen


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1.) Wer muss Aufbewahrungsfristen beachten?

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben aber alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.

 
 

2.) Was ist aufzubewahren?

Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen nur zum Teil überein. Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstige Unterlagen (wie z.B. DV- Datenträger und Mikrofilme) auf zu bewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt. Im Folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften dargestellt.

 

3.) Wie lange muss aufbewahrt werden?

Nach Steuerrecht gilt die Aufbewahrungsfrist von:

10 Jahren für:

  • Eröffnungsbilanz
  • Journal, Buchungsunterlagen, Handelsbücher, Buchungsbelege
  • Inventur
  • Jahresabschluss
  • Konzernabschluss  incl. der hierzu erstellten Lageberichte
  • Konzernlagebericht
  • Arbeitsanweisungen, Projektunterlagen, Fertigungsunterlagen
  • Lohnsteuerunterlagen

6 Jahren für:

  • empfangene und abgesandte Handels- Geschäftsbriefe
  • weitere Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

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